Introducción a la Automatización de Procesos de Negocio (BPA)
La Automatización de Procesos de Negocio (BPA, por sus siglas en inglés) es una herramienta fundamental en la era digital que se basa en la aplicación de tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas dentro de los procesos y flujos de trabajo empresariales. Esta disciplina se beneficia enormemente del uso de la Inteligencia Artificial (IA), lo que ha impulsado su rápida adopción entre las empresas.,El objetivo principal de la BPA es reducir al mínimo la intervención humana, lo que se traduce en una disminución significativa de los costes operativos y de inversión. La implementación de estas herramientas conduce directamente a una mayor eficiencia, una notable reducción de costes, un aumento en la productividad de los empleados y, en última instancia, un incremento de la rentabilidad de la empresa.
Tecnologías Clave en la Automatización de Procesos
Para lograr la automatización de procesos, las empresas emplean diversas tecnologías. Entre las más destacadas se incluyen el software de gestión empresarial (ERP), los sistemas de gestión de flujo de trabajo (BPM), la robótica de procesos automatizados (RPA), la inteligencia artificial (IA) para tareas específicas, los chatbots para atención al cliente y las herramientas de análisis y monitoreo en tiempo real.
Diferencias entre BPM y BPA
Es común confundir la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) con la Automatización de Procesos de Negocio (BPA), ya que ambas buscan mejorar la eficiencia operativa, pero sus enfoques son distintos. La BPM es una disciplina más amplia que abarca el análisis, diseño, ejecución, supervisión y optimización de los procesos empresariales a lo largo de todo su ciclo de vida.,En contraste, la BPA se concentra específicamente en la automatización de tareas rutinarias dentro de estos procesos con el fin de reducir el esfuerzo manual y acelerar la ejecución.
Importancia y Crecimiento de la BPA
La automatización de procesos de negocio se ha consolidado como un componente esencial de la transformación digital, actuando como una de las principales fuerzas impulsoras para la adopción de la inteligencia artificial y los procesos de machine learning en las organizaciones. Las empresas actuales coinciden en que la escalabilidad y el alcance de la automatización de procesos de negocio son ilimitados, pudiendo impactar en todos los procesos, departamentos y funcionalidades asociadas a los equipos de trabajo y desarrollo.,Según un estudio de Gartner, el 80% de las empresas encuestadas prioriza la automatización al establecer planes de adopción de nuevas herramientas de negocio. Además, el 97% de los responsables de TI empresariales consideran que la automatización de procesos de negocio es vital, y se proyecta un crecimiento del 58% en los próximos 24 meses.
Implementación y Tipos de Tecnologías BPA
La puesta en marcha de la automatización de procesos empresariales (BPA) requiere el uso de software específico y la aplicación de una metodología sistemática de varios pasos para mecanizar procesos repetitivos. A diferencia de otras formas de automatización, las soluciones de BPA son complejas, se conectan con múltiples sistemas de tecnología de la información de la empresa y tienen como objetivo minimizar al máximo la intervención humana.,Existen diferentes tipos de tecnologías de BPA, clasificadas según su base robótica o de flujos de trabajo.
Automatización Robótica de Procesos (RPA)
La Automatización Robótica de Procesos (RPA) ha sido la principal tecnología implementada por las empresas para reducir procesos repetitivos mediante la integración de subprocesos a través de robots de software, conocidos como bots.,En esta automatización controlada por la robótica, los bots asumen los roles y tareas de los usuarios, interactuando con otros sistemas de software. Los robots de software de RPA pueden navegar por sistemas, leer e ingresar datos, y ejecutar una amplia gama de tareas basadas en reglas predefinidas, con el objetivo de reducir al máximo la intervención humana.
Automatización con Macros
Una macro es una secuencia de código breve que agrupa varias instrucciones o cadenas de comandos, permitiendo automatizar ciertos procesos dentro de un entorno de aplicación. Esta técnica es utilizada en software como hojas de cálculo, procesadores de texto y otros programas para simplificar tareas repetitivas o complejas.
Beneficios Clave de la Automatización de Procesos
La implementación de la automatización de procesos de negocio ofrece múltiples beneficios, entre los que se destacan:,Incremento de la eficiencia y la productividad.,Mejora continua de los procesos.,Reducción de riesgos y vulnerabilidades.,Disminución de la alta tasa de abandono de clientes.,Aprovechamiento de los recursos humanos, redirigiendo su actividad a tareas más productivas.,Disminución de los cuellos de botella.
Casos de Uso Prácticos de la BPA
Numerosas empresas de diversos sectores están adoptando soluciones de automatización de procesos de negocio (BPA). Los ejemplos son variados, aunque limitados por las capacidades de las herramientas elegidas por cada empresa. A continuación, se presentan varios casos de uso:
Gestión de Nóminas
La gestión de nóminas es un proceso que consume muchos recursos humanos debido a la complejidad de la casuística salarial de cada trabajador. Los procesos automatizados optimizan las tareas de gestión y pago de nóminas, reduciendo los plazos habituales de gestión, que pueden superar los 30 minutos por nómina.
Incorporación y Selección de Personal (Onboarding)
Desde el procesamiento de registros hasta el cumplimiento normativo y la capacitación, la automatización de procesos simplifica las tareas de selección e incorporación de personal, lo que acelera el compromiso y la productividad de los empleados.,Un ejemplo es Healthcare Holdings Limited (HHL), un grupo sanitario de Nueva Zelanda, que redujo el tiempo de actualización de datos de nuevos empleados de 45 a 2 minutos. La nueva solución actualiza nóminas, distribución de tareas, información familiar, datos de domicilio y contacto de emergencia, e incluso verifica las calificaciones para asegurar que estén al día.
Procesamiento de Reclamaciones
Las soluciones de BPA pueden evaluar y verificar rápidamente la información de un formulario de reclamaciones, cargarla en la base de datos y seguir los flujos de trabajo para asegurar que la reclamación se procese correctamente. Esto aumenta la precisión, reduce errores y agiliza los reembolsos.,Select Health, un plan de seguro médico sin fines de lucro, experimentaba intervenciones manuales frecuentes en la tramitación de reclamaciones debido a información imprecisa, como direcciones antiguas o números de identificación fiscal incorrectos. La BPA aborda estos problemas.
Organización de Actividades Departamentales
Mediante una herramienta BPA, las actividades de un departamento pueden organizarse de forma más sencilla, garantizando el cumplimiento de las tareas de los profesionales en los plazos previstos. Esto permite a los equipos de recursos humanos y nóminas automatizar mejor las tareas administrativas.
Gestión de Órdenes de Compra
La automatización de procesos de negocio ayuda a eliminar errores en las solicitudes de órdenes de compra y optimiza el proceso de autorización, logrando aprobaciones más rápidas y resultados más fiables.
Cumplimiento Normativo y Legislativo
Es crucial que todos los procesos de negocio cumplan con la normativa y legislación vigente. Para ello, las soluciones de automatización de procesos registran archivos y crean un rastro de datos visible, facilitando el monitoreo y la evaluación en tiempo real de estas actividades.
Programación de Citas
El método tradicional de concertar citas suele ser una tarea ardua que implica consultar con varias partes y lidiar con la incertidumbre de las cancelaciones de última hora, lo que lleva al desperdicio de recursos y a una programación ineficaz.,Con un sistema automatizado, las personas pueden verificar sin esfuerzo la disponibilidad en tiempo real, elegir franjas horarias convenientes y recibir confirmaciones al instante. Esto no solo agiliza la programación, sino que también minimiza las posibilidades de citas perdidas o errores, haciendo que la experiencia sea más eficiente y fácil de usar.,El hospital de Morecambe Bay en el Reino Unido, con más de 440.000 citas de atención ambulatoria al año, logró procesar sus reservas un 70% más rápido gracias a la incorporación de una herramienta de automatización.
Mejores Prácticas para la Automatización de Procesos de Negocio
Para maximizar el potencial de una solución de automatización de procesos, es fundamental adoptar un enfoque integral y dedicar tiempo a la reflexión. A continuación, se incluyen varias prácticas recomendadas para la automatización de procesos de negocio: